Confidentialité et accès à l’information

Les Conseils scolaires recueillent, utilisent et divulguent l’information personnelle d’individus dans le cadre de services et programmes d’éducation. Le tout se fait en respect de la Loi de l’éducation et la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.

Selon la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, une personne a le droit de savoir pourquoi nous recueillons son information personnelle et à quelle fin. Vous avez donc le droit d’accès à votre propre information personnelle en notre possession et à certains dossiers étant propriété du Conseil. Pour vous renseigner davantage sur la confidentialité et l’accès à l’information, veuillez visiter le site web du Commissionnaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

Veuillez SVP prendre connaissance des renseignements ci-dessous dédiée aux parents ou aux gardiens expliquant comment le Conseil utilise de façon routine l’information personnelle. Si vous voulez faire une demande d’accès à l’information, SVP vous référer à la section de Droit de demande d’accès à l’information ci-dessous.

Toutes questions par rapport au Droit de demande d’accès à l’information peuvent être envoyées à :

Eric Despatie

Directeur des ressources humaines
Conseil scolaire du Grand Nord
296, rue Van Horne
Sudbury ON P3B 1H9
705 671-1533 poste 2260
Eric.despatie@grandnord.ca

Comment le Conseil scolaire du Grand Nord recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels de ses élèves

La section suivante explique à quelle fin le Conseil scolaire du Grand Nord et l’école de votre enfant utilisent l’information personnelle qui leur sont remis. La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée et la Loi de l’Éducation régulent la façon dont les écoles et les conseils scolaires recueillent, utilisent et divulguent les renseignements personnels des élèves.

Ces lois donnent la permission légale aux écoles et aux conseils scolaires de faire la collecte d’information personnelle pour des fins de planification et d’adaptation de programmes et de services qui rencontrent les besoins de ses élèves. La collecte d’information personnelle sert aussi au bon fonctionnement de l’école et pour les rapports du ministère de l’Éducation. Le Conseil scolaire du Grand Nord recueille donc les renseignements personnels nécessaires afin de remplir son obligation en tant que conseil scolaire public.

Qu’est-ce que de l’information personnelle?

Toute information enregistrée où l’individu peut facilement être identifié est considérée comme étant de l’information personnelle. Donc, si l’information quelconque peut être utilisée seule ou en combinaison avec d’autres renseignements pour rendre possible l’indentification d’une personne, c’est de l’information personnelle. Par exemple : 6^e année, Niveau 3 en français n’est pas de l’information personnelle puisqu’on ne peut pas identifier la personne qui est décrite. Par contre : 6^e année, Niveau 3 en français, Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO) : 783 677 093 est considéré comme étant de l’information personnelle parce qu’il est possible d’identifier l’élève en utilisant le NISO.

Comment les conseils scolaires et les écoles décident quels renseignements recueillir et divulguer?

La Loi de l’Éducation oblige les écoles à garder un Dossier scolaire de l’Ontario (DSO) pour chaque élève. Le DSO est un dossier du progrès éducatif de l’élève et suit l’élève lorsqu’il change d’école en Ontario. Le Guide du dossier scolaire de l’Ontario indique quelle information doit être présente dans le DSO et comment elle sera tenue à jour. Le Conseil scolaire public du Grand Nord de l’Ontario suit les attentes du guide.

Le Guide du dossier scolaire de l’Ontario explique comment les conseils scolaires s’occupent de l’information. Le Guide indique que l’information personnelle peut être partagée par le Conseil scolaire du Grand Nord :

• Afin de permettre à ses employés d’avoir l’information nécessaire pour bien effectuer leur travail;
• Dans le cadre de la tâche pour laquelle l’information a été recueillie;
• Afin de se conformer à une demande de la cour ou une assignation de comparaître ou afin d’aider à une enquête menée par la police;
• Afin de rencontrer les exigences légales telles que le rapport au ministère de l’Éducation;
• Avec le consentement des parents/gardiens ou de l’élève (si âgé de plus de 18 ans) si la raison ne tombe pas dans une des catégories précédentes.

La Loi sur les services à l’enfance et à la famille oblige le Conseil à rapporter aux services de protection de l’enfant de la région tout doute raisonnable qu’il a sur la sécurité d’un élève. Vous pouvez en connaître davantage en lisant notre ligne de conduite D-020 Accès à l’information et protection de la vie privée.

Que font les conseils scolaires avec l’information personnelle recueillie?

Les Conseils scolaires recueillent, utilisent et divulguent les renseignements personnels de plusieurs façons et pour plusieurs raisons. Pour comprendre comment nous utilisons de façon régulière l’information personnelle de nos élèves, voir les sections ci-dessous.

Usage administratif et divulgation

Voir ci-dessous comment nous recueillons, utilisons et divulguons l’information personnelle afin de maintenir le bon fonctionnement de nos écoles.

1. L’information personnelle de l’élève telle que l’adresse à domicile, une photo, l’information médicale importante, de l’information sur l’accessibilité et la sécurité peut être partagée avec le Consortium de services aux élèves de Sudbury ou toute autre compagnie de transport scolaire pour raisons de sécurité de l’élève.
2. L’information personnelle des élèves qui est recueillie lors de l’admission et ou courant de l’année (présences, accomplissements) est enregistrée de façon électronique dans une base de données nommée Trillium. Le Conseil scolaire et l’école de l’élève ont accès à cette information afin de bien remplir les besoins de l’élève et de rapporter les données nécessaires au ministère de l’Éducation.
3. L’information personnelle de l’élève telle que son nom, sa date de naissance, son année scolaire, le nom de ses parents/gardiens, son adresse à domicile et son numéro de téléphone est partagée avec les bureaux de santé publique sur notre territoire selon la Loi sur l’immunisation des élèves. La prévalence de maladies transmissibles telles que la rougeole et la tuberculose est rapportée selon les lignes directrices de la Loi sur la protection et la promotion de la santé et la Loi sur l’Éducation.
4. L’information médicale des élèves qui est partagée par les parents ou les élèves adultes permet au personnel de l’école d’adresser les besoins médicaux des élèves lors de situations d’urgence à l’école ou lors d’activités scolaires. Les plans d’urgence médicale pour les élèves avec des conditions de santé potentiellement mortelles sont placés à des endroits identifiés dans l’école en cas d’urgence.
5. En cas de blessure ou d’urgence médicale, l’information personnelle de l’élève, au besoin, est partagée avec les intervenants des services d’urgence. Les parents/gardiens peuvent choisir de partager le numéro de carte santé de leur enfant avec l’école afin de rendre les services médicaux plus faciles si une situation d’urgence survenait.
6. Les accidents d’élèves lors des heures scolaires ou lors d’activités scolaires doivent être rapportées à la compagnie d’assurance du Conseil. Le rapport doit inclure le nom de l’élève, les détails de l’incident ainsi que le nom et l’information contacte des témoins.
7. Les numéros de téléphone partagées avec les écoles et le Conseil peuvent être utilisés sur des listes téléphoniques. Par exemple :

• Les listes de personnes contacts en cas d’urgence (en cas d’intempéries);
• Les listes de personnes contacts pour le programme « bonne arrivée » qui permet d’appeler le parent ou gardien lorsque l’élève est absent et aucun avertissement a été donné à l’école;
• Les listes qui permettent aux bénévoles de contacter les parents pour les activités scolaires nécessitant la participation des parents;
• Les listes de personnes contacts pour le programme avant et après l’école, Place des Jeunes.

8. Le Conseil soumet l’information nécessaire au ministère de l’Éducation et à l’Office de la qualité et de la responsabilité en éducation (OQRE) pour le développement, la planification et l’allocation des ressources.

9. Les Conseils scolaires font appel à des agences externes pour plusieurs raisons. Parfois, l’agence externe en question doit avoir accès à l’information personnelle des élèves afin de bien remplir ses fonctions. Par exemple, les compagnies qui prennent les photos d’école des élèves ont besoin du nom des élèves, du nom de l’école et du nom de la salle de classe afin de pouvoir remettre les photos à chaque personne. Le Conseil s’assure que les agences externes détruisent l’information personnelle de ses élèves lorsque leur travail est terminé.

10. Les photos d’école sont utilisées pour fins administratives et d’archivage, pour les cartes étudiantes, pour les annuaires scolaires et sont aussi offertes à l’achat aux parents.

Exemples d’usages administratifs : sur les alertes d’allergies sévères dans les salons du personnel; dans le système électronique d’information des élèves (Trillium); pour les suppléants qui entrent dans une salle de classe pour la première fois; pour les directions d’école qui doivent régler des situations d’incidents sur les lieux scolaires.

11. Le personnel de la bibliothèque de l’école a accès à l’information des élèves et des parents afin d’envoyer des rappels pour les livres dus, soit par téléphone ou par courriel.

12. L’information personnelle est recueillie lorsqu’un enfant est inscrit au programme avant et après l’école, soit le programme Place des jeunes.

Utilisation et divulgation de l'information personnelle

1. L’information dans le DSO (dossier scolaire de l’Ontario) et dans le système d’information scolaire (SISon) est utilisée par le personnel du conseil scolaire afin d’appuyer les enseignants et les éducateurs de la petite enfance et les aider à développer des programmes éducationnels qui rencontrent les besoins des élèves. Le personnel travaillant auprès d’un enseignant peuvent être, entre autre, les travailleurs en éducation spécialisée, en orientation ou en éducation de la petite enfance.

2. Les élèves, en collaboration avec leur enseignant, peuvent télécharger leur travail écrit ou artistique ou leur preuve d’apprentissage en utilisant une plateforme numérique telle que GoogleDrive. On peut aussi utiliser une plateforme numérique pour les cours en ligne.

3. Le profil d’apprentissage de l’élève, l’évaluation du rendement ainsi que le niveau de réussite sont partagés entre les membres du personnel de l’école afin de bien répondre aux besoins des élèves lors de leur cheminement scolaire. De façon semblable, l’information de l’élève est partagée des écoles élémentaires aux écoles secondaires à mesure que les élèves et les enseignants se préparent à la transition de la 8^e à la 9^e année. En retour, les écoles secondaires partagent de l’information sur le progrès des élèves avec les écoles de cycle primaire afin d’aider à l’amélioration continue des programmes des écoles élémentaires.

4. Les écoles secondaires envoient l’information des élèves qui planifient graduer au centre d’application pour les collèges et universités de l’Ontario afin d’appuyer les demandes des élèves.

5. Les enseignants peuvent enregistrer ou photographier les élèves dans le cadre de leur programme éducationnel pour fin d’évaluation. Ces enregistrements et ses photos peuvent être partagées avec les élèves et les parents. Les enseignants d’une même école peuvent se partager des enregistrements du cheminement académique d’un élève afin d’améliorer leurs stratégies d’enseignement.

6. Les conseils scolaires mènent continuellement des recherches sur l’efficacité des stratégies et des programmes afin de voir une amélioration constante des résultats scolaires de ses élèves. Ceci veut donc dire que le secteur de services à l’élève et des services pédagogiques du Conseil scolaire du Grand Nord analysent différents résultats des élèves (résultats de tests, sondage sur l’intimidation…) et aident les éducateurs, la surintendance ainsi que les autres cadres supérieurs à comprendre ceux-ci afin de prendre des décisions éclairées qui reflètent ces résultats.

7. De temps à autres, le Conseil scolaire du Grand Nord travaille en collaboration avec des chercheurs universitaires afin d’augmenter le potentiel de la recherche. Dans de telles situations, tout renseignement personnel pouvant aider à identifier un élève en particulier est enlever de l’information partagée aux centres de recherches. Toutes données partagées sont anonymes. Avec les données des conseils scolaires, les recherches universitaires contribuent aux connaissances sur l’éducation partagées dans les journaux et aux conférences.

8. Il est possible que le ministère de l’Éducation travaille en partenariat avec des établissements postsecondaires afin de mener des recherches indépendantes dans les écoles de l’Ontario. Ces résultats sont obtenus pour faire l’analyse des stratégies provinciales d’éducation. Dans un tel cas, les parents/gardiens sont avertis au préalable.

9. Lors de recherches menées par des chercheurs externes (universités, étudiants en études de deuxième cycle, agences communautaires, agences provinciales) pour leur propre objectif, les parents seront avertis et auront toujours le choix de donner ou non la permission à leur enfant de participer.

10. Au Conseil scolaire du Grand Nord, les élèves de Premières Nations, Métis ou Inuit ont l’occasion de s’auto-identifier. Ces données sont utilisées par le ministère de l’Éducation, par l’Office de la qualité et de la responsabilité en éducation (OQRE) et par le conseil lui-même afin d’allouer les programmes et les ressources pour supporter ces élèves. Cette initiative conçue par le ministère de l’Éducation assure le progrès et le soutien des élèves PNMI lors de leur cheminement académique.

11. Selon les exigences de la Loi sur l’éducation et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, la permission des parents/gardiens est requise avant que des recherches soient menées sur l’intelligence ou le comportement des élèves. Les parents ou gardiens sont donc avertis au préalable.

12. Le Conseil scolaire du Grand Nord suit les exigences législatives quant à la Loi sur les services à l’enfance et à la famille quant aux élèves qui reçoivent des services d’un travailleur social ou d’un travailleur auprès des jeunes et des enfants. De telle façon, le Conseil informe les parents/gardiens des élèves âgés de 12 ans et moins avant d’offrir ces services.

L'usage et la divulgation dans l'environnement scolaire

Voir ci-dessous comment on utilise l’information personnelle afin de créer des écoles sécuritaires ou il faut bon vivre.

1. Le travail sur papier des élèves, incluant leur nom, peut être affiché dans la salle de classe, dans les couloirs de l’école ou dans les bureaux du conseil. Il se peut aussi que les travaux soient partagés lors d’évènements communautaires tels qu’une foire ou une exposition.

2. Des photos ou enregistrements des accomplissements des élèves peuvent être partagés avec les élèves ou les parents afin de célébrer les réussites.

3. Des listes de classe avec le prénom des élèves et l’initial du nom de famille peuvent être remises aux autres parents afin de préparer des cartes de vœux ou des invitations à des fêtes d’anniversaire.

4. Un souhait d’anniversaire peut être annoncé aux annonces du matin dans l’école.

5. Les évènements scolaires et les activités peuvent être annoncées dans les bulletins de nouvelles de l’école ou du Conseil et sur les sites web et réseaux sociaux afin de rejoindre les parents et les membres de la communauté. Ceci peut inclure des nouvelles ou des photos sans identification ou, avec la permission des parents ou gardiens, des nouvelles ou des photos avec les noms des élèves.

6. Les photos d’école des élèves ainsi que leurs noms sont publiés dans l’annuaire scolaire, dans les programmes d’école (programmes de graduation, de concerts), sur des listes de mérites et sur des listes de tâches qui seront affichées dans l’école.

7. Le nom des élèves finissants est partagé avec le bureau des élus (maire, député) afin de préparer des certificats de félicitations.

8. Un outil de vidéosurveillance peut être utilisé dans les écoles afin d’augmenter la sécurité des élèves et du personnel enseignant, afin de protéger les lieux scolaires contre le vol ou le vandalisme et afin d’identifier les individus qui mettent en danger la santé, la sécurité ou le bien-être des membres de la communauté scolaire. Des affiches sont mises aux endroits sous vidéosurveillance.

Préparation pour l'avenir en changement avec l'apprentissage au 21^e siècle

1. Semblable à l’utilisation et la divulgation de l’information personnelle des élèves sur papier, les travaux électroniques créée par les élèves (projets, discussions) quittent parfois la salle de classe. Ces projets peuvent être visibles sur des sites web approuvés par le Conseil et dans les écoles du Conseil. Le consentement des parents ou gardiens est nécessaire pour que l’information personnelle de l’élève (nom rattaché à son travail, photos, vidéos, présentations, tout travail créé) apparaisse sur les sites qui sont publiques (visibles à l’extérieur du Conseil).

2. Il est possible que les élèves participent à des conférences vidéos (technologie qui permet à des personnes qui sont à deux différents endroits de communiquer instantanément) afin de rencontrer les demandes des cours. Les élèves pourraient être vus ou entendus et pourraient parler à d’autres élèves du Conseil scolaire du Grand Nord, à des élèves d’autres pays et à des experts de partout à travers le monde.

3. Le nom des élèves, de l’école et de la salle de classe pourrait être partagé avec un partie électronique extérieur approuvé par le Conseil pour fins d’inscription ou d’authentification afin que les élèves puissent avoir leurs propres comptes pour utiliser les applications en question.

4. Le travail des élèves pourrait être sauvegardé sur des serveurs externes approuvés par le Conseil afin d’encourager la collaboration, la création et les présentations en ligne.

5. Le personnel du Conseil scolaire du Grand Nord fait la promotion d’un environnement de travail électronique sécuritaire pour ses élèves en choisissant des fournisseurs qui protègent l’information personnelle de ses utilisateurs et ne l’utilise pas à d’autres fins. Le personnel du Conseil scolaire du Grand Nord choisit aussi des fournisseurs qui ne feront pas des élèves une cible de publicité en ligne. De plus, on enseigne aux élèves comment être sécuritaires en ligne, comment surveiller leur présence en ligne et comment être de bons citoyens numériques. Lorsque les élèves partagent leur information personnelle en ligne, c’est donc dans le contexte de ce faible risque et sous supervision du personnel à l’égard de la citoyenneté numérique et d’une présence en ligne positive.

Usage médiatique et divulgation

Parution médiatique : à quoi s’attendre et comment protégeons-nous l’information personnelle de nos élèves.

1. Le Conseil scolaire du Grand Nord est prudent quant aux empreintes numériques de ses élèves et à l’information que ses élèves laissent en ligne. Pour être prudents, le Conseil scolaire du Grand Nord publie sur ses médias sociaux seulement des photos non identifiées de ses élèves et des travaux anonymes. Seuls les élèves dont les parents ont signé le formulaire de consentement d’utiliser des renseignements personnels des élèves peuvent paraitre dans des photos identifiées où les faces sont facilement reconnaissables.

2. Les médias tels que les journaux, les sites web de nouvelles et les postes de télévision et de radio peuvent parfois être invités à l’école afin de prendre des photos des élèves et écrire des articles au sujet d’évènements importants. Les rapports des médias peuvent inclure des photos de groupes d’élèves. Les photos des élèves seuls seront seulement prises lorsque le consentement est donné à l’école en remplissant le formulaire de consentement d’utiliser des renseignements personnels des élèves ou un formulaire unique à l’évènement.

3. Les élèves qui participent à des activités parascolaires ou à des activités scolaires qui sont ouvertes au public ou sont tenues dans un endroit public pourraient être photographiés par la communauté scolaire, par les médias ou par le grand public. Ceci pourrait donc faire en sorte que des photos ou vidéos soient partagés sur les réseaux sociaux ou dans les médias électroniques ou en format papier. L’école n’a aucun contrôle sur le partage de ces photos ou vidéos. Par contre, on demande aux parents et aux élèves de faire preuve de bonne citoyenneté numérique en étant respectueux du partage de photos des autres, assurant donc d’obtenir le consentement de l’élève et de sa famille avant de partager des photos en ligne.

4. Lors d’évènements ayant lieu à l’école, tels que des concerts et des remises de diplômes, il est probable que les élèves soient pris en photos ou en vidéos par les membres de famille qui sont présents. On demande aux invités présents de bien vouloir respecter les droits des autres en s’assurant d’avoir tout consentement avant de publier ou de partager des photos ou des vidéos en ligne.

Nous espérons que ces exemples sauront vous donner une meilleure idée des façons dont le Conseil scolaire du Grand Nord fait la collecte, l’usage et la divulgation des renseignements personnels, le tout afin de bien fonctionner en tant que conseil scolaire.

En cas d’inquiétudes sur nos façons de faire la collecte, l’utilisation ou la divulgation de l’information personnelle, veuillez communiquer avec la direction de votre école. Nous ferons notre possible afin de faire en sorte que vos besoins spécifiques soient rencontrés.